Wybierając salę konferencyjną na zaplanowane spotkanie biznesowe, szkolenie bądź inne ważne spotkanie, warto skupić się na najważniejszych czynnikach, które są dla nas istotne. Wtedy sprawdzamy kolejno, czy sala jest: • wystarczająco duża i pomieści wszystkich zaproszonych gości, • położona w odległości, którą goście będą skłonni pokonać; • (jeśli ma to znaczenie dla spotkania) zaopatrzona w przynależne pokoje hotelowe. Po znalezieniu opcji spełniających wszystkie podstawowe kryteria, wystarczy wybrać najtańszą propozycję i zorganizować zaplanowane spotkanie. Z pewnością zakończy się ono sukcesem, pod warunkiem że zrobimy wszystko aby osiągnąć jak najlepsze rezultaty.
Lokalizacja
W pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na lokalizację. Jest to tak naprawdę czynnik bardzo złożony i posiadający wiele aspektów. Poprzez lokalizację rozumiemy m.in.:
• Dystans, jaki będą musieli pokonać goście;
• Budynek, w którym mieści się sala;
• Otoczenie obiektu (estetyka, hałas, parkingi, dodatkowe usługi itd.);
• Rodzaj obiektu (hotel, restauracja, centrum konferencyjne itp.).
Chodzi tutaj przede wszystkim o to, żeby wyjazd na konferencję był ciekawym przeżyciem dla gości. Jeśli jest to wyjazd jednodniowy, wszystko to ma mniejsze znaczenie i najistotniejsze jest, aby odległość, którą się będzie pokonywało, nie była zbyt duża. Najważniejszym aspektem lokalizacji często staje się wtedy dostępność odpowiednio pojemnego parkingu. Koniecznie bezpłatnego. Dostępność komunikacyjna jest też wyjątkowo istotna, ponieważ goście muszą łatwo dotrzeć na miejsce i z niego wrócić.
Atrakcje na miejscu
Zwłaszcza w przypadku wydarzeń trwających więcej niż jeden dzień, bardzo istotne jest, by obiekt był po prostu miejscem atrakcyjnym. Sala konferencyjna na Mazurach to przede wszystkim piękne miejsce w pięknym, spokojnym otoczeniu. Na pewno nie będzie tam wielkomiejskiego zgiełku i będzie można zapomnieć o wszystkich innych obowiązkach. Piękna architektura i walory przyrodnicze otoczenia na pewno będą wartością dodaną.
W takim miejscu można też liczyć na dodatkowe atrakcje. Mazury to jeziora i nieskrępowany kontakt z przyrodą, więc odpowiednie aktywności z tym związane będą zaoferowane gościom. Jeśli z kolei ktoś nie będzie zainteresowany opuszczeniem murów hotelu, będzie można skorzystać z atrakcji na miejscu. Restauracje, puby, Spa, palarnie cygar i wiele innych atrakcji to już niemal standard w ośrodkach, które naprawdę cenią gości.
Przygotowanie spotkania
Oceniając cechy obiektu i jego otoczenia warto pamiętać także o kwestiach związanych z samą organizacją wydarzenia. Terminy, w jakich trzeba potwierdzić swoje intencje i wpłacić pieniądze, wsparcie specjalnego asystenta, opieka nad gośćmi w czasie samego wydarzenia, catering, możliwość przygotowania przez organizatora sali opcji czasu wolnego dla gości i wiele innych tego typu kwestii. Zawsze warto zapytać właściciela obiektu, co w zasadzie jest nam w stanie zaproponować ponad minimum przyzwoitości, czyli dobrze przygotowany i należycie wyposażony obiekt.
