O czym należy pamiętać organizując archiwum swojej firmy?

Utworzenie w przedsiębiorstwie archiwum jest konieczne i regulowane prawem. Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a także rozporządzenia ministra kultury wskazują warunki przechowywania dokumentacji oraz czas, przez jaki muszą być archiwizowane.

Wyznaczenie archiwisty

Duże przedsiębiorstwa posiadają ogromne zasoby dokumentacji, która związana jest z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, rozliczaniem funduszy, płac, podatków i kont, a także z organizacją i zarządzaniem firmy. Wszystkie te dokumenty muszą być odpowiednio posortowane i posegregowane. Odpowiedzialność za taki stan akt powinna ponosić jedna osoba. Dzięki temu w dokumentach będzie zachowany porządek, a odnalezienie konkretnego pliku nie będzie stanowiło problemu. Jeśli nie ma możliwości zatrudnienia lub wyznaczenia archiwisty, warto ustalić wskazówki, dzięki którym każdy pracownik będzie zarządzał dokumentacją w ten sam sposób.

Pomieszczenie do archiwizacji dokumentów

Akta powinny być przechowywane w miejscu odpowiednio do tego przystosowanym. Wiele przedsiębiorstw gromadzi je w specjalnych pokojach biurowych, do których dostęp mają osoby wyznaczone do archiwizowania dokumentów. Konieczne jest zastosowanie systemy zabezpieczeń, które uniemożliwią wgląd do akt osobom nieupoważnionym, ale też przed innymi czynnikami, które mogłyby mieć niekorzystny wpływ na ich stan.

Usługi firm archiwistycznych – doskonała alternatywa!

Przedsiębiorstwa, które nie dysponują odpowiednim pomieszczeniem do przechowywania dokumentów lub niekorzystne będzie dla nich zatrudnienie archiwisty lub powołanie go z pracowników firmy mogą skorzystać z coraz częściej wybieranej opcji – oferty firmy archiwistycznej. Przechowywanie akt przez www.archiwizacjadokumentow.com.pl to wygodne i bezpieczne rozwiązanie, które niesie przedsiębiorcy mnóstwo korzyści. Dokumenty są chronione specjalnymi zabezpieczeniami, a specjalny system elektronicznego przechowywania dokumentów pozwala na wgląd szybką wymianę dokumentów oraz wgląd do akt.

[Głosów:1    Średnia:5/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here